ChatGPT Work: com crea i edita documents, fulls de càlcul i presentacions

OpenAI mostra en un vídeo breu com ChatGPT pot reunir informació dispersa, transformar-la en un document coherent, analitzar dades en un full de càlcul i crear una presentació basada en un model existent. La novetat no és només generar text: el flux està pensat per produir fitxers editables, fer canvis localitzats i reutilitzar estructures de treball.

La demostració dura menys d’un minut i mig, però resumeix un canvi important en la manera d’utilitzar ChatGPT: passar d’una conversa que dona respostes a un espai de treball que llegeix fonts, modifica arxius i prepara lliurables perquè una persona els revisi i comparteixi.

1. Unificar informació dispersa en un document

L’exemple comença amb un pla de llançament que ja existeix, però que ha quedat desactualitzat perquè les últimes decisions són repartides entre converses de Slack i notes de mitjans. La usuària demana a ChatGPT que reuneixi aquest context i el converteixi en un únic pla coherent.

El resultat actualitza tres elements operatius:

• les decisions preses;
• les persones responsables de cada acció;
• el calendari i l’estructura general del llançament.

Aquesta és una diferència rellevant respecte d’un resum convencional. El sistema no es limita a explicar què diuen les fonts, sinó que modifica el document de treball perquè reflecteixi la informació nova.

2. Editar només la secció seleccionada

El vídeo mostra després una edició focalitzada. La usuària selecciona una part concreta del pla, demana que en canviï l’enfocament i indica que la resta ha de quedar intacta.

Aquest patró és especialment útil en documents llargs o ja aprovats. Una instrucció ben definida pot especificar simultàniament:

• què s’ha de canviar;
• quin objectiu ha de tenir el nou text;
• quins elements no es poden tocar;
• quin to, estructura o format cal conservar.

La documentació oficial recomana explicitar allò que s’ha de mantenir —fórmules, disposició, marca, ordre de diapositives o estructura de taules— i revisar el fitxer abans de compartir-lo.

3. Exportar i continuar el treball a Google Docs

Un cop actualitzat el pla, la demostració l’exporta a Google Docs perquè l’equip hi pugui col·laborar. Segons la documentació d’OpenAI, ChatGPT Work pot crear o editar Documents, Fulls de càlcul i Presentacions de Google natius quan l’aplicació corresponent de Google Workspace està habilitada i connectada.

La disponibilitat no és idèntica per a tothom. Depèn del pla contractat, del tipus de fitxer, de la superfície utilitzada i de la configuració de l’espai de treball. En entorns gestionats, l’administrador decideix quines aplicacions i accions poden utilitzar els membres.

4. Convertir dades de rendiment en un full de càlcul

La segona part del vídeo se centra en els vídeos d’un llançament anterior. ChatGPT rep les dades de rendiment i se li demana que compari la retenció de l’audiència segons la durada i el nivell d’interacció segons el format.

En lloc de retornar només una conclusió escrita, organitza l’anàlisi en un full de càlcul. Això permet inspeccionar les dades, comprovar els càlculs i reutilitzar el resultat en decisions posteriors.

Per obtenir un full útil, convé indicar explícitament:

• quines pestanyes i columnes es necessiten;
• quines fórmules o mètriques s’han d’emprar;
• com cal tractar les dades que falten;
• quins gràfics han de facilitar la comparació;
• quines conclusions s’han de deixar com a text i quines com a dades.

OpenAI també ofereix experiències integrades a Excel i Google Sheets per construir, actualitzar i entendre fulls directament des d’una barra lateral. En el cas de l’aplicació d’escriptori, Codex pot inspeccionar i modificar un llibre d’Excel obert mitjançant el complement de ChatGPT per a Excel.

5. Crear una presentació a partir d’un deck existent

La tercera tasca transforma el pla de llançament en una presentació per a la direcció. La usuària aporta un deck anterior com a referència i ChatGPT en reutilitza l’estructura i l’estil.

Això evita començar de zero i ajuda a mantenir consistència entre lliurables. El fitxer de referència serveix com a patró per a una petició concreta: pot definir la presentació mestra, l’ordre de les seccions, els tipus de diapositiva, la jerarquia visual i el tractament de gràfics o titulars.

Cal distingir dues capacitats. ChatGPT pot generar fitxers de presentació compatibles, inclòs PPTX, però la documentació vigent indica que el control directe de PowerPoint no forma part del flux d’escriptori de ChatGPT Work en el llançament. Generar un arxiu i editar una aplicació oberta són operacions diferents.

6. De fitxer de referència a plantilla reutilitzable

El vídeo introdueix també la nova habilitat Template Creator. La presentació de llançament es pot convertir en una plantilla perquè ChatGPT torni a aplicar la mateixa manera de treballar en projectes futurs.

OpenAI diferencia clarament els dos conceptes:

• un fitxer de referència guia una sola tasca;
• una plantilla combina l’exemple, les instruccions i el resultat esperat per repetir el procés.

Les habilitats de ChatGPT poden contenir passos, exemples, recursos i codi. La seva disponibilitat depèn del compte i de la política de l’espai de treball, i les habilitats personals poden requerir instal·lació separada a les diferents superfícies.

7. Treballar des de dins del fitxer

L’última escena mostra que no sempre cal dirigir tota l’operació des del xat. A l’aplicació d’escriptori es poden obrir fitxers compatibles, seleccionar una part del document, el full o la presentació i donar una instrucció molt específica sobre aquella selecció.

Aquesta forma de treball és adequada per a correccions petites:

• reescriure un paràgraf sense alterar la resta;
• explicar o reparar una fórmula;
• canviar l’etiqueta d’un gràfic;
• redistribuir una diapositiva;
• demanar la font d’una afirmació assenyalada.

La selecció redueix l’ambigüitat, però no elimina la necessitat de comprovar el resultat. Les fórmules, les dades font, els enllaços, els gràfics i la maquetació visual s’han de revisar abans de desar o distribuir el document.

8. Formats, emmagatzematge i límits

ChatGPT admet els formats habituals de documents, fulls i presentacions, entre els quals DOCX, XLSX, XLS, CSV, TSV, PPTX, PDF i TXT. Els fitxers pujats o creats poden aparèixer a la Biblioteca de ChatGPT, mentre que les sortides locals de l’aplicació d’escriptori poden quedar dins del projecte o la carpeta local i no sincronitzar-se automàticament amb el web o el mòbil.

Els límits oficials inclouen un màxim general de 512 MB per fitxer, fins a dos milions de tokens per als documents de text i aproximadament 50 MB per als fulls de càlcul, segons la mida de les files. Aquestes condicions poden canviar i no totes les funcions estan disponibles en tots els plans.

Conclusions principals

La demostració presenta ChatGPT com una capa comuna entre documents, dades i presentacions. El flux complet consisteix a reunir context de diferents fonts, actualitzar només el necessari, analitzar dades, imitar una estructura visual i exportar un fitxer editable.

El guany principal és reduir el treball mecànic entre una decisió i el lliurable final. El control continua sent humà: cal definir què no s’ha de modificar, revisar les fonts i fórmules, validar la coherència visual i aprovar el document abans de compartir-lo.